<aside> 💚 Tässä on yleiset ohjeet tapahtumien järjestämiseen, kalenteriin sekä ilmomasiinaan. Hallitusyhteyshenkilösi tai yhteisöneuvos auttaa mieluusti tapahtuman järjestämiseen liittyvissä kysymyksiss
</aside>
Jos haluatte järjestää tapahtuman AYY:n tiloissa, täytyy tila varata ayy:n tila-palvelun kautta. Useilla hallituksen jäsenillä on Athenen tila-tunnukset, joten ole yhteydessä omaan hallitusyhteyshenkilöön tai yhteisöneuvokseen tilavarausasioissa. Tilavaraukset kannattaa hoitaa hyvissä ajoin ennen tapahtumaa, koska kalenteri täyttyy nopeasti. Voit tutustua AYY:n tiloihin täällä.
Myös Olkkarilla voi järjestää tapahtumia, mutta Olkkarin käytöstä on hyvä viestiä koko killalle etukäteen.
Koulun luokkatiloja tai luentosaleja voi myös varata, ole silloin yhteydessä puheenjohtajaan, tg: markuslaine.
Kaikkien koko killalle avoimien tapahtumien tulee löytyä killan kalenterista. Jos haluat tapahtuman killan kalenteriin, ota yhteyttä hallitusyhteyshenkilöösi. Vältetään kuitenkin epävarmojen tapahtumien lisäämistä killan kalenteriin, vaan sitä varten on olemassa toimarikalenteri (lue lisää alempana.)
Saat tapahtumakalenterin omaan laitteeseesi seuraavilla linkeillä: Google Calendar, iCal.
Toimarikalenteri on killan toimareiden käytössä oleva kalenteri, johon voi merkkailla epävarmoja tai ei-vielä-julkisia tapahtumia. Tämän avulla pyritään välttämään päällekkäisyydet tapahtumien osalta. Tätä voi ajatella myös “dibsauskalenterina”, eli first come first serve ellei ole muita painavampia syitä. Olethan siis ajoissa, myös epävarmoja ajankohtia voi laittaa kalenteriin. Kaikilla toimareilla ei tarvitse olla pääsyä kalenteriin, vaan riittää, että tapahtumia järjestävät toimarit ja tiimien johtajat ovat kalenterissa. Jos haluat kalenterin muokkausoikeudet, ota yhteyttä hallitusyhteyshenkilöösi.
Tapahtumien ilmoittautumiset kannattaa tehdä ilmomasiinassa. Toimarit, jotka järjestävät paljon tapahtumia, voivat saada oikeudet ilmomasiinaan. Jos kaipaat oikeuksia ilmomasiinaan, ole yhteydessä tg:ssä yhteisöneuvokseen, @vilppuviinikainen. Yksittäisiä tapahtumia voit myös pyytää lisättäväksi ilmomasiinaan omalta hallitusvastaavalta tai yhteisöneuvokselta. Hyvä tapa on, että ilmomasiinatapahtuma tehdään ja viestitään ainakin 3 päivää ennen ilmon aukeamista, varsinkin jos kyseessä saattaa olla suosittu tapahtuma jonka paikoista saa kisailla. Lisätkää ilmoihin myös järjestäjän yhteystiedot (esimerkiksi tg) lisätietojen kysymistä varten. ****Athenen tapahtumissa noudatetaan Athenen yhteisiä periaatteita, tästä tulee automaattisesti maininta ilmojen yhteyteen.